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Location : Les procédures de prise en charge

Si vous avez déjà loué une voiture, vous avez peut-être rencontré des problèmes pour trouver le comptoir de l’agence de location. De nos jours, beaucoup d’entre elles disposent de comptoirs dans les aéroports, mais cela ne veut pas dire qu’elles sont toutes au même endroit ou qu’elles utilisent les mêmes procédures pour vous ramener à leur station. Pour vous aider à y voir plus claire et être mieux renseigné pour vos réservations futures, nous vous avons compilé, dans ce blog, les procédures de prise en charge utilisées par les loueurs en agence d’aéroport ou d’ailleurs.

Avant tout : connaître le loueur

Étant un intermédiaire, Auto Europe ne dispose pas d’agences de location pour la prise en charge ou la restitution du véhicule, ni de flottes de véhicules, mais travaille en partenariat avec de nombreux loueurs nationaux et internationaux pour vous fournir le véhicule de votre choix aux lieux et dates souhaitées . Ainsi, lors de votre réservation en ligne, vous choisissez une agence de location d’un loueur en particulier, parmi nos partenaires. Vous pouvez voir ces loueurs en haut du tableau comparatif sur notre site. Une fois le véhicule réservé, vous pourrez consulter sur votre bon de réservation (ou voucher), dans l’encadré concernant les informations sur la prise en charge du véhicule, le nom de l’entreprise de location, et, juste en dessous, l’adresse de l’agence où vous devez vous présenter pour récupérer le véhicule.

L’agence se trouve à l’intérieur ou à proximité du terminale

La plupart des agences possèdent des comptoirs dans les terminaux d’aéroports, et sont souvent regroupées dans une aire bien indiquée. Il vous suffit donc de suivre les panneaux jusqu’à destination. Une fois arrivé au comptoir de l’agence chez qui votre véhicule est réservé, vous n’aurez plus qu’à signer votre contrat de location après avoir réglé toutes les formalités, et par la suite, suivre l’agent de location jusqu’au parking pour récupérer votre voiture de location.

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Assurez-vous de savoir auprès de quelle compagnie de location vous devez vous présenter pour récupérer votre voiture de location !

Nous vous recommandons vivement de lire attentivement les Termes & Conditions indiqués sur notre site et qui sont également inclus sur votre bon de réservation (ou voucher) même si le loueur que vous avez sélectionné pour la réservation est situé à l’intérieur du terminal ! Notez que certaines agences sont situées en dehors du terminal et ne se trouvent pas dans la zone officielle réservée aux entreprises de location de voitures. Dans certains aéroports, il se peut même que l’espace réservé aux agences de location soit situé dans un bâtiment séparé du terminal. Dans d’autres cas assez courant, les agences sont regroupées dans un même endroit, mais se trouvent à quelques minutes à pied du terminal.

Une autre procédure de prise en charge pratiquée par certaines entreprises est ce qu’on appelle le “Meet and Greet”. Dans ce cas, un agent de l’entreprise de location vous attend dans le hall des arrivées en affichant sur un panneau votre nom ou celui du loueur. Une fois que vous l’avez réperé, il vous guidera directement à votre voiture de location qui se trouve à l’aéroport pour régler les formalités et signer le contrat avant de vous remettre les clés du véhicule. Lors de ce genre de procédure, vous ne passerez pas par un comptoir.

L’agence est située à l’extérieur de l’aéroport

Lorsqu’une agence aéroport est “hors-site”, il est généralement nécessaire d’utiliser un moyen de transport pour la rejoindre. Des navettes sont souvent affrétées pour assurer les liaisons avec les agences. Pour avoir le maximum d’informations, il est impératif de lire attentivement les Termes & Conditions où il est mentionné clairement comment rejoindre l’agence ou l’endroit où trouver la navette.

Ici aussi, les entreprises peuvent avoir recours à la procédure “Meet and Greet”. Dans ce cas, un agent de l’entreprise vient vous chercher au hall des arrivées pour vous expliquer comment retrouver la navette qui vous conduira jusqu’à l’agence. Cependant et dans la plupart des cas, c’est à vous de consulter les instructions concernant la prise en charge, sur votre bon de réservation, et de vous rendre au lieu de passage de la navette. Souvent, des panneaux indiquent la direction et vous aident ainsi à trouver le bon arrêt de bus. Certaines entreprises, en particulier les grandes sociétés de location de voitures disposent de leurs propres navettes. Cependant, de nombreuses agences utilisent un service de navette partagé, basé sur un accord de transport en commun. Cette navette dessert toutes les agences.

Si vous rencontrez des problèmes pour trouver l’agence de location, dans le terminal ou en dehors, consultez alors votre bon de réservation. Vous y trouverez des numéros de téléphone utiles. Tout d’abord, en dessous du nom de l’agence et son adresse, vous aurez son numéro de téléphone. De plus, en haut à gauche de votre bon de réservation, vous trouverez, juste en dessous du logo Auto Europe, les différents numéros d’Auto Europe. Nos conseillers seront ravis de vous aider à trouver l’agence de location.

Prise en charge et restitution en dehors des heures normale d’ouverture de l’agence

Lors de la réservation, vous devez toujours vérifier si l’heure sélectionnée pour la prise en charge correspond aux heures d’ouverture de l’agence. Si, par exemple, l’heure d’arrivée du vol prévu est à 23h45, c’est-à-dire avant la fermeture des bureaux, les passagers ont besoin, après leur arrivée, d’environ 15 à 30 minutes pour joindre le comptoir de l’agence. Les loueurs le savent et agissent en conséquence, mais le numéro de vol et le nom de la compagnie aérienne doivent être mentionnés lors de la réservation ! En cas de retard du vol, les agences, situées à l’aéroport, s’adaptent à cette nouvelle situation pour remettre le véhicule tardivement. Important à savoir : des frais supplémentaires pour toute prise en charge en dehors des heures normales d’ouverture s’appliquent et doivent être payés directement à l’agence. En cas de retard considérable, il est toujours conseillé de contacter le loueur. Et s’il y a lieu d’une modification de la réservation, vous devez absolument contacter Auto Europe. La modification est possible sous réserve de disponibilité, et au tarif du jour.

Pour la restitution en dehors des heures normales d’ouverture de l’agence, la situation est différente. Tout dépend si le loueur dispose d’une boîte à clés ou pas (drop-box). Si c’est le cas, vous pouvez restituer le véhicule au lieu prévu en le garant à l’endroit convenu et en glissant les clés du véhicule dans la boîte à clés prévue à cet effet. Notez que jusqu’au moment où le loueur, après ouverture de l’agence, vérifie le retour et l’état du véhicule (check-in), vous assumez tout risque pour le véhicule. Pour éviter tout litige par la suite, il est recommandé de scanner le kilométrage, la jauge du carburant et l’extérieur de la voiture, idéalement avec la date et l’heure.

L’agence est située en ville ou à la gare

Si la prise en charge et la restitution dans un aéroport ne vous conviennent pas, sachez que beaucoup de loueurs proposent aussi des agences en ville et dans les gares. Ce qui convient parfaitement si vous arrivez en train ou si vous préférez une agence proche de votre hôtel ! Attention, pensez à vérifier soigneusement l’adresse de l’agence et assurez-vous que la station est ouverte aux heures de prise en charge et de restitution prévues.

Livraison et collecte de la voiture de location par le loueur

Certaines agences de location vous proposent la livraison et/ou la collecte du véhicule de location, ces services doivent toujours être confirmés séparément. Si vous demandez une livraison et/ou collecte, vous pourrez organiser une livraison ou une collecte à un endroit spécifique, votre hôtel par exemple. Cependant, il vous faut nous contacter afin d’organiser ce service séparément qui n’est pas proposé par tous les loueurs, tous les lieux ne sont pas concernés, certaines catégories de véhicules sont exclues, et bien souvent un délai afin de tout arranger est nécessaire. De plus, les loueurs facturent souvent des frais supplémentaires pour ce genre de service que vous devez payez directement au moment de la livraison du véhicule. Si vous prévoyez de louer une voiture de luxe via Auto Europe, nous vous proposons un service de livraison complet et flexible ainsi qu’un service de transfert et de chauffeur.

Nous espérons que vous trouverez l’agence de départ idéale pour votre séjour, et que la prise en charge se passe dans les meilleures conditions. Si vous avez des doutes ou des questions, n’hésitez pas à contacter nos agents au 0805 088 845 ; ils seront ravis de vous aider !

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